A primeira regra é: Inbox Zero! Sempre que um e-mail chega na caixa postal eu aplico a seguinte lógica:
- Não é importante? Enviar para a lixeira
- Posso responder agora? Respondo no exato momento
Preciso responder com calma? Sinalizo com uma bandeira Azul. Essa é uma opção do Mail.app para facilitar a gerência dos e-mails. - É muito importante e preciso guardá-la por mais tempo? Marco com uma bandeira Vermelha.
Ao aplicar essas regras eu não deixo nenhuma mensagem na caixa de entrada. Se existe uma mensagem não lida é porque eu ainda não tomei alguma decisão.
Depois de feita a primeira filtragem, e quando tenho tempo, eu respondo primeiro as mensagens marcadas em Azul. Depois de respondida eu removo a bandeira Azul ou substituo pela Vermelha para mantê-la na minha lista de importantes, que eu preciso tomar alguma outra decisão, ou mesmo para facilitar encontrá-la mais tarde.
Para facilitar a navegação entre as mensagens não lidas, Azuis ou Vermelhas eu criei algumas “Caixas de Correio Inteligentes”, recurso que a Apple adicionou ao Mail.app recentemente.
Criei as seguintes caixas
Agora basta navegar pelas caixas inteligentes para ter acesso rápido ao seu fluxo de gerenciamento. Eu facilitei ainda mais marcando a opção “Mostrar barra de favoritos” do Mail.app e arrastando as caixas para a barra. Também oculto a lista de caixas postais e tenho uma tela mais limpa, com mais espaço para as mensagens. A minha barra de favoritos ficou assim:
